매번 반복되는 워드 문서 작성, 파이썬으로 자동 생성하기

매번 반복되는 워드 문서 작성, 파이썬으로 자동 생성하기 (완성 코드 공개)

"A사 견적서, B사 견적서, C사 견적서…"

거래처마다 이름과 금액만 다를 뿐 양식은 똑같은 문서를 매번 복사해서 수정하고 있지는 않으신가요? 회사명을 잘못 복사하거나, 금액 수정을 빠뜨리는 실수가 반드시 생깁니다. 파이썬을 한 번만 세팅해두면 엑셀에 거래처 정보를 입력하는 것만으로 워드 문서가 자동으로 생성됩니다.

1단계: 준비물 설치

파이썬이 설치되어 있어야 합니다. 없다면 python.org에서 최신 버전을 받아 설치하세요. 설치 시 반드시 "Add Python to PATH"에 체크해야 합니다.

워드 문서 생성에 필요한 라이브러리를 설치합니다. 터미널(윈도우: CMD 또는 파워셸)을 열고 아래 명령어를 실행하세요:

pip install python-docx pandas openpyxl

python-docx는 워드(.docx) 파일을 생성하고 편집하는 라이브러리입니다. 제목, 본문, 표, 서식까지 모두 코드로 제어할 수 있습니다. pandas와 openpyxl은 엑셀에서 데이터를 읽어오는 데 사용합니다.

💡 이 코드로 할 수 있는 것: 엑셀 파일에 거래처별 정보(회사명, 담당자, 금액 등)를 입력해두면, 거래처마다 자동으로 개별 워드 파일을 생성합니다. 10개든 100개든 실행 한 번으로 처리됩니다.

2단계: 엑셀 파일 준비

코드를 실행하기 전에 엑셀 파일을 아래 형식으로 준비합니다. 1행은 반드시 헤더(열 이름)로, 2행부터 실제 데이터를 입력합니다.

A열(회사명)    B열(담당자)    C열(품목)       D열(금액)
----------------------------------------------------------
A주식회사      홍길동         노트북 5대      3,500,000
B기술연구소    김철수         마우스 20개     400,000
C물산          이영희         모니터 3대      1,800,000

열 이름은 자유롭게 바꿀 수 있습니다. 코드에서 열 이름을 지정하기 때문에 원하는 항목을 추가해도 됩니다.

3단계: 완성 코드

아래 코드를 그대로 복사해서 메모장에 붙여넣고, make_word.py로 저장하세요. 저장 시 파일 형식은 "모든 파일", 인코딩은 UTF-8로 설정합니다.

import pandas as pd
from docx import Document
from docx.shared import Pt, RGBColor
from docx.enum.text import WD_ALIGN_PARAGRAPH
from pathlib import Path
from datetime import datetime

# ① 설정: 파일 경로
EXCEL_PATH  = r"C:\Users\내이름\Desktop\거래처목록.xlsx"   # ← 본인 엑셀 경로
OUTPUT_DIR  = r"C:\Users\내이름\Desktop\견적서모음"        # ← 저장할 폴더 경로

# ② 출력 폴더 생성
output_dir = Path(OUTPUT_DIR)
output_dir.mkdir(exist_ok=True)

# ③ 엑셀 읽기
df = pd.read_excel(EXCEL_PATH, engine="openpyxl")
print(f"  ✔ 데이터 로드 완료: {len(df)}건")

# ④ 거래처별 워드 파일 생성
created = 0
for _, row in df.iterrows():
    doc = Document()

    # 제목
    title = doc.add_heading("견 적 서", level=1)
    title.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER

    # 발행일
    date_para = doc.add_paragraph(f"발행일: {datetime.now().strftime('%Y년 %m월 %d일')}")
    date_para.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.RIGHT

    doc.add_paragraph()   # 빈 줄

    # 수신 정보
    doc.add_paragraph(f"수  신: {row['회사명']}  {row['담당자']} 님")
    doc.add_paragraph("발  신: IT꿀팁 연구소")

    doc.add_paragraph()   # 빈 줄

    # 품목 표
    table = doc.add_table(rows=1, cols=3)
    table.style = "Table Grid"
    header_cells = table.rows[0].cells
    header_cells[0].text = "품목"
    header_cells[1].text = "금액"
    header_cells[2].text = "비고"

    # 헤더 굵게 처리
    for cell in header_cells:
        for para in cell.paragraphs:
            for run in para.runs:
                run.bold = True

    # 데이터 행 추가
    data_cells = table.add_row().cells
    data_cells[0].text = str(row["품목"])
    data_cells[1].text = f"{int(row['금액']):,}원"
    data_cells[2].text = "부가세 별도"

    # 합계 행
    total_cells = table.add_row().cells
    total_cells[0].text = "합  계"
    total_cells[1].text = f"{int(row['금액']):,}원"
    total_cells[2].text = ""

    doc.add_paragraph()   # 빈 줄
    doc.add_paragraph("위와 같이 견적서를 제출합니다. 검토 후 연락 부탁드립니다.")

    # ⑤ 파일 저장 (회사명으로 파일명 지정)
    filename = f"견적서_{row['회사명']}.docx"
    doc.save(output_dir / filename)
    print(f"  ✔ 생성 완료: {filename}")
    created += 1

print(f"\n✅ 완료! 총 {created}개 워드 파일 생성 → {OUTPUT_DIR}")

4단계: 실행 방법

엑셀 파일을 준비하고 코드 ① 설정의 EXCEL_PATH에 파일 경로를 입력합니다.
OUTPUT_DIR에 워드 파일을 저장할 폴더 경로를 입력합니다. 폴더가 없으면 자동으로 생성됩니다.
엑셀의 열 이름이 코드와 다르다면 row['회사명'], row['담당자'] 등을 본인 엑셀의 열 이름으로 수정합니다.
터미널에서 아래 명령어로 실행합니다:

python make_word.py

정상 실행 시 터미널에 이렇게 출력됩니다:

  ✔ 데이터 로드 완료: 3건
  ✔ 생성 완료: 견적서_A주식회사.docx
  ✔ 생성 완료: 견적서_B기술연구소.docx
  ✔ 생성 완료: 견적서_C물산.docx

✅ 완료! 총 3개 워드 파일 생성 → C:\Users\내이름\Desktop\견적서모음

지정한 폴더 안에 거래처별 워드 파일이 자동으로 생성됩니다. 각 파일에는 회사명, 담당자, 품목, 금액이 자동으로 채워져 있고 표 서식까지 적용되어 있습니다.

5단계: 자주 발생하는 오류와 해결법

오류 1: ModuleNotFoundError: No module named 'docx'

설치 시 docx가 아닌 반드시 python-docx로 입력해야 합니다. 아래 명령어로 다시 설치하세요.

python -m pip install python-docx

오류 2: KeyError: '회사명'

코드의 row['회사명']에 입력한 열 이름이 엑셀 헤더와 정확히 일치하지 않을 때 발생합니다. 엑셀 1행의 열 이름을 다시 확인하고, 공백이나 오타가 없는지 점검하세요.

오류 3: 생성된 워드 파일의 한글이 깨짐

python-docx는 한글을 기본으로 지원합니다. 깨짐이 발생한다면 파일 저장 시 인코딩이 UTF-8로 설정되어 있는지 확인하세요. 메모장에서 저장할 때 인코딩을 UTF-8로 선택했는지 다시 확인합니다.

응용: 문서에 로고 이미지를 넣고 싶다면

회사 로고나 도장 이미지를 워드 문서에 자동으로 삽입할 수 있습니다. 제목 아래에 아래 코드를 추가하세요.

from docx.shared import Inches

LOGO_PATH = r"C:\Users\내이름\Desktop\회사로고.png"   # ← 로고 이미지 경로

logo_para = doc.add_paragraph()
logo_para.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER
run = logo_para.add_run()
run.add_picture(LOGO_PATH, width=Inches(1.5))   # 너비 1.5인치로 삽입

💡 이전 게시글과 결합하면: 이메일 자동 발송 편의 코드와 결합하면, 거래처별 워드 파일을 생성한 직후 해당 담당자 이메일로 자동 발송하는 것도 가능합니다.

핵심 요약

준비물: Python + python-docx + pandas + openpyxl 설치
설정: 엑셀 파일 경로, 저장 폴더 경로, 열 이름만 수정
실행: 터미널에서 python make_word.py 입력
결과: 거래처별 워드 파일이 표 서식 포함 자동 생성, 파일명도 회사명으로 자동 지정

이 코드를 응용하면 보고서, 계약서, 안내문 등 어떤 양식의 문서도 자동으로 만들 수 있습니다.